Geplaatst op: 17 juni 2021

Hoe verstuur je een betalingsherinnering?

Menig ondernemer zal er misschien wel eens mee te maken hebben gehad. Je voert een opdracht uit voor een klant, verstuurt de factuur met de aangegeven betalingstermijn, maar de betaling blijft uit. Wat nu? Zodra de betalingstermijn afloopt is het goed om gelijk in actie te komen. Dat doe je door een betalingsherinnering te maken en te versturen. Op deze manier laat je aan de opdrachtgever weten dat er nog facturen openstaan. Hierbij is de factor tijd van belang en het feit dat je op de juiste manier een betalingsherinnering verstuurt.

In deze blog geven we je meerdere tips hoe je het beste een betalingsherinnering kunt versturen.

Betalingstermijn

Allereerst is het belangrijk dat je de betalingstermijn nagaat. Ben je in je overeenkomst een andere betalingstermijn overeengekomen? Die afwijkt van de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen? Het is goed om dit eerst na te gaan, voordat je onnodig contact opneemt met de klant over een onbetaalde factuur.

Telefonisch contact

Je weet nu, na controle, zeker welke betalingstermijn is vastgesteld. Maar wat als je de betaling nog niet hebt ontvangen? Het beste is dan om gelijk even telefonisch contact op te nemen met jouw klant. Het is belangrijk dat dit gesprek op een professionele manier wordt gevoerd, waarbij je niet gelijk te fel uit de hoek komt. Vraag waarom de factuur nog niet is betaald?

Wellicht dat hier een reden voor is, daarnaast kan meedenken met de klant ook zeker gewaardeerd worden. Probeer aan de hand van dit gesprek, of er nu een reden is of niet, een duidelijke afspraak te maken. Mocht het zo zijn dat de klant te maken heeft met betalingsproblemen kun je er ook voor kiezen om een betalingsregeling af te spreken.

Afspraak is afspraak

In de praktijk is het telefonische contact met de klant vaak genoeg om de factuur betaald te krijgen. Zeker in het geval van een factuur waarbij de betalingstermijn is verlopen. Blijf wel altijd op je hoede en probeer door smoesjes of warrige afspraken heen te prikken. Dan kun je denken aan twijfelachtige afspraken waarbij je verzekerd wordt van betaling, maar waarvan de concrete datum uitblijft. Laat dit vooral niet gebeuren, want je wilt duidelijkheid tussen jou en jouw klant. Als er geen concrete datum is kan de betaling langer op zich laten wachten. Zorg dus voor een concrete datum en volg deze afspraak op.

Een digitale formele betalingsherinnering

Het is voor te stellen dat je wellicht liever niet telefonisch het gesprek aangaat over openstaande facturen. Dit onderwerp ligt vaak ook gevoelig. Daarnaast wil je waarschijnlijk bij voorkeur een goede relatie houden met de klant, met uitzicht op de toekomst met meerdere opdrachten. Je kunt ervoor kiezen om nu een formele herinnering per mail te versturen. Blijf ook in dit digitale bericht netjes en professioneel en laat de felheid achterwege. Je wilt immers dat je factuur wordt betaald.

Laat een 1e of 2e herinnering achterwege

Vermeldt niet in jouw communicatie wanneer een eerste of tweede betalingsherinnering volgt. Mocht je dit wel in de communicatie vermelden, zal dit in de praktijk leiden tot uitstel van betaling. Jouw debiteur weet nu dat er meer herinneringen volgen. Een reden tot afwachten dus. De noodzaak blijft via deze manier uit, waardoor de debiteur niet gelijk gestimuleerd wordt tot betaling.

Kernpunten

Bij het versturen van een betalingsherinnering dien je bepaalde elementen te vermelden. Loop onderstaande punten na en controleer of dit ook in de herinnering wordt benoemd:

  • Benoem nogmaals een concrete betalingstermijn
  • Vermeld het bedrag dat nu openstaat
  • Het rekeningnummer waar je het bedrag op wilt ontvangen
  • Verwijs naar de onbetaalde factuur, incl. datum en factuurnummer

De betalingsherinnering liever uitbesteden?

Als je gebruik maakt van onze factoring dienstverlening nemen we daarnaast ook het debiteurenbeheer en faillissementsrisico over. Als een debiteur de betalingstermijn overschrijdt ondernemen we actie. Dat betekent dus bijvoorbeeld ook het versturen van betalingsherinneringen. Je laat je factuur bij ons voorfinancieren en we nemen de zorgen van je over, waardoor jij meer lucht krijgt om te ondernemen.

Geschreven door: Susanne de Jong
auteur voor o2factoring
Aangenaam! Mijn naam is Susanne en verantwoordelijk voor de marketing & communicatie bij o2Factoring. Ik krijg veel energie van strategieën uitdenken, content creëren, blogs schrijven... noem maar op. Naast deze toffe werkzaamheden 'bezocht' ik in m'n vrije tijd het liefst concerten en festivals, of ben ik te vinden achter het drumstel.

Probeer ons uit met één factuur!

En krijg binnen 24 uur uitbetaald

    Bedankt voor je aanvraag.

    Zou je deze twee vragen nog even willen invullen?

    Hoe ben je bij ons terecht gekomen?
    Waarom wil je gebruik maken van factoring?
    Ik wil zorgeloos ondernemen