Incassoproces

Wat is een incassoproces?

Het incassoproces is het proces waarin jij je debiteur(en) wil overtuigen de openstaande facturen aan jou te betalen. Het incassoproces start na het verlopen van de betalingstermijn.

Wanneer start ik een incassoproces?

Na het verlopen van de betalingstermijn van je factuur is het van belang dat je start met het debiteurenbeheer. Allereerst stuur je een herinnering en vervolgens een aanmaning. Hierop wordt steeds een betaaltermijn vermeld. Ook kun je proberen om telefonisch contact op te nemen met jouw debiteur. Blijft de betaling na het verstrijken van de nieuwe betalingstermijn nog steeds uit? Dan stuur je een laatste aanmaning.

De laatste aanmaning wordt ook wel een ingebrekestelling genoemd. Hierin benoem je dat dit de laatste kans is voor jouw debiteur om de openstaande factuur te betalen en dat de vordering bij het uitblijven van een betaling wordt overgedragen aan een incassobureau. Daarna kun je een incassobureau inschakelen. Dit noemen we het pré-incassoproces.

Een incassoproces bestaat doorgaans uit vier fasen:

• Het pré-incassoproces
• Minnelijke incasso
• Gerechtelijke incasso
• Executiefase

Minnelijke incasso

Na het inschakelen van een incassobureau start het minnelijke incassoproces. Het incassobureau neemt dan het debiteurenbeheer van je over en doet er alles aan om de factuur zo snel mogelijk betaald te krijgen. In deze fase is er nog geen rechter betrokken.

Het incassobureau verstuurt aanmaningen en probeert telefonisch contact op te nemen. Jouw debiteur wordt op de hoogte gebracht van de incassoprocedure en dat eventuele kosten voor zijn/haar rekening zijn. In deze fase kan jouw debiteur de factuur nog voldoen zonder al te hoge extra kosten. Hoe langer de betaling uitblijft, des te hoger de kosten zijn.

Gerechtelijke incasso

Wanneer er na het afronden van het minnelijke incassoproces nog steeds geen betaling is gedaan, kun je ervoor kiezen om een juridisch gerechtelijk incassotraject op te starten. Een deurwaarder neemt het traject dan over van het incassobureau. Het gerechtelijke traject start met een dagvaarding. Dit betekent dat jouw debiteur voor de rechter moet verschijnen. Tijdens de rechtszaak probeert de deurwaarder de rechter te overtuigen van jouw gelijk. Wanneer de rechter jou inderdaad gelijk geeft, dan moet jouw debiteur zijn schuld betalen.

Blijft de betaling dan alsnog uit? Dan start de laatste fase in het traject, namelijk de executiefase. Het geld wordt dan geïnd via een beslag.

Welke kosten mag je in rekening brengen?

Het inschakelen van een incassobureau brengt natuurlijk kosten met zich mee. Het tarief van een incassobureau kan wel oplopen tot €200,00 per uur. Deze kosten moet jij als schuldeiser in eerste instantie zelf betalen. Je mag deze kosten wel doorbelasten aan je debiteur. Zij moeten dan de schuld betalen plus de gemaakte incassokosten. Ook de gerechtelijke kosten kun je meestal doorbelasten aan je debiteur. Er zit wel een maximum gebonden aan de door te belasten kosten. Het maximale bedrag dat je mag doorbelasten is een bepaald percentage van de openstaande schuld. Zijn de kosten hoger dan het maximale toegestane bedrag? Deze moet je dan zelf betalen. Wanneer je de rechtszaak verliest dan draai jij als schuldeiser sowieso op voor alle kosten.

Hoe kies ik een goed incassobureau?

Er zijn heel veel incassobureaus actief. Iedereen kan in principe een incassobureau beginnen. Hier zijn geen bepaalde diploma’s voor vereist. Helaas zijn er dan ook veel onbetrouwbare bureaus actief die zich bijvoorbeeld agressief of intimiderend opstellen.

Daarom is het belangrijk dat je je verdiept in het bureau voordat je hiermee in zee gaat. Maak geen overhaaste beslissingen en vraag bijvoorbeeld referenties op of zoek online naar ervaringen en klachten over het bureau. Incassobureaus hanteren verschillende werkwijzen. Sommige bureaus werken bijvoorbeeld op basis van no cure, no pay. Dit betekent dat jij het bureau pas hoeft te betalen wanneer het is gelukt om de factuur te innen. Andere incassobureaus rekenen wel kosten door, ongeacht het resultaat, denk hierbij aan opstartkosten of dossierkosten. Verdiep je dus altijd in de tariefstelling wanneer je op zoek bent naar een incassobureau. Wanneer je uiteindelijk hebt gekozen voor een incassobureau, zorg er dan voor dat je duidelijke afspraken maakt en deze ook vastlegt in een contract.

Zijn er nog andere opties?

Het is een grote stap om je factuur over te dragen aan een incassobureau. Een stap die je liever niet neemt. Het is beter om dit op voorhand al te vermijden door de factuur over te dragen aan o2Factoring. Je factuur wordt dan al binnen 24 uitbetaald. Zo kom je dus niet in de problemen omdat jouw debiteur te laat betaalt. Wij nemen ook het debiteurenbeheer over. Onze professionals zijn hierin heel bedreven en doen dit in overleg met jou. Het behoud van een goede klantrelatie is voor ons erg belangrijk.

Heb je vragen over factoring? Neem dan contact op met onze accountmanagers. We beantwoorden je vragen graag!