6 tips voor een goed debiteurenbeheer

1. Doe onderzoek naar je klant

Het debiteurenbeheer begint eigenlijk al bij het binnenhalen van een nieuwe klant. Voordat je aan een klus begint wil je weten of jouw klant betrouwbaar en kredietwaardig is. Vraag eens rond in je netwerk of de klant bij hen bekend is. Google de klant, of vraag de kredietwaardigheid op bij een kredietinformatiebureau. Bij o2Factoring voeren wij gratis een kredietcheck uit op jouw klanten.

2. Maak duidelijke afspraken met je klant

Het is erg belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken met je debiteur over de leveringstermijn, de kosten en de betaaltermijn. Leg deze afspraken schriftelijk vast, zodat hier achteraf geen verwarring over kan ontstaan.

3. Maak tijd vrij voor het debiteurenbeheer

Zorg ervoor dat je tijd vrij maakt in je agenda voor het uitvoeren van het debiteurenbeheer. Doe dit bijvoorbeeld elke week. Het is een belangrijke klus die je niet mag vergeten. Als je het regelmatig doet, dan blijf je bij en kun je eventuele problemen makkelijker oplossen.

4. Blijf vriendelijk

Blijf vooral vriendelijk in je communicatie naar jouw debiteur. Je wil dat je klant jou gaat helpen. Dit bereik je meestal niet door je boos of geïrriteerd op te stellen. Blijf kalm en luister ook vooral naar je debiteur. Probeer samen een afspraak te maken over de betaling.

5. Bel niet te vaak

Het is erg frustrerend als je lang op je geld moet wachten. Probeer echter niet te vaak te bellen. Vooral bij grote organisatie is dit niet handig. De factuur moet vaak door meerdere personen goedgekeurd worden. Hier gaat soms wat tijd overheen. Spreek met je debiteur een datum af waarop je weer mag bellen. Dit bespaart je een hoop tijd en frustratie.

6. Incasso

Is je factuur na herhaaldelijke pogingen nog steeds niet betaald? Dan kun je de factuur overdragen aan een incassobureau. Het is aan te raden dit eerst wel te melden bij je debiteur. Dit voelt misschien als ‘dreigen’, maar eigenlijk is het een vriendelijk gebaar. Op deze manier komt het niet rauw op het dak van je debiteur vallen wanneer een incassobureau contact opneemt. Ook geef je je debiteur nog een laatste kans om de factuur te betalen zonder incassokosten.