Aanmaning sturen

Wat is een aanmaning?

Als de betaling van facturen uitblijft is het belangrijk om actie te ondernemen. Een aanmaning is eigenlijk hetzelfde als een betalingsherinnering. Het verschil ligt in de toon en de associatie met de term. Een betalingsherinnering is informeel en vriendschappelijk, een aanmaning is formeel en strikt zakelijk. In sommige gevallen wordt er ook wel gesproken over een ingebrekestelling. Dit is de laatste stap die ondernemers kunnen zetten voordat ze besluiten hun vordering over te dragen aan een incassopartner.

Wanneer stuur je een aanmaning?

Formeel gezien kun je direct, na de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, al een ingebrekestelling naar de debiteur sturen. In de praktijk doe je dit niet en stuur je als organisatie meestal een eerste en tweede herinnering en je belt de debiteur in ieder geval één keer. Hierna kan je besluiten een aanmaning te sturen. Doe dit alleen wanneer de klant ondanks alle contactmomenten nog steeds geen concreet antwoord heeft gegeven of over is gegaan tot betaling.

Aanmaning opstellen

Na het versturen van tenminste één betalingsherinnering en één poging tot telefonisch contact raden wij aan een formele aanmaning te versturen. Bij het versturen van deze aanmaning dien je op de volgende elementen te letten:

1. Stuur de aanmaning niet te laat, circa 3 dagen na de laatste contact poging.
2. Stel de aanmaning op zonder emotie, wees formeel en direct.
3. Geef de klant in de aanmaning de gelegenheid alsnog de factuur te betalen, bijvoorbeeld 14 dagen.
4. Je bent verplicht om de debiteur van te voren op de hoogte te stellen wat de gevolgen zullen zijn als de factuur niet betaald wordt, denk aan het inschakelen van een incasso partner.
5. Vermeld duidelijk welke incasso kosten er in rekening kunnen worden gebracht wanneer de factuur niet wordt betaald binnen de gestelde periode van punt 3.

Zelf geen aanmaningen meer versturen

Het versturen van herinneringen en aanmaningen kan veel tijd kosten voor ondernemers. Tijd die ze vaak liever steken in het uitbreiden van hun onderneming. Vandaar dat het steeds vaker voorkomt dat bedrijven hun debiteurenbeheer uitbesteden. In onze dienstverlening zit het debiteurenbeheer inbegrepen. Hierdoor hoef je zelf nooit meer een aanmaning te sturen.