Incassotraject
10 januari 2023
Wat houdt een incassotraject in?
De definitie van een incasso betekent het incasseren van een openstaande vordering. In de praktijk komt het voor dat ondernemers het begrip incassotraject als grijs gebied interpreteren. En niet altijd weten wanneer je dit traject kunt starten.
Start met debiteurenbeheer
Als de betalingstermijn van een factuur verloopt, is het van belang om van start te gaan met het debiteurenbeheer. Dit lijkt in zekere zin op de start van een incassotraject en kent verschillende vormen. Over het algemeen wordt deze volgorde gehanteerd:
- Je stuurt je opdrachtgever een herinnering
- Wordt daar niet op gereageerd? Dan stuur je vervolgens een aanmaning
- De aanmaning wordt gevolgd door een ingebrekestelling en tussendoor probeer je je opdrachtgever telefonisch te bereiken.
De laatste troef die je inzet bij het debiteurenbeheer is het versturen van een ingebrekestelling. Word je factuur hierna nog niet aan je uitbetaald? Je hebt dan de keuze om een incassobureau in te schakelen. Belangrijk om te weten is dat je wel eerst het voorgaande proces m.b.t. debiteurenbeheer hebt doorlopen. Vervolgens doorloop je de stappen van een incassotraject.
De stappen van een incassotraject
Je hebt nu een incassobureau ingeschakeld. Maar hoe werkt een incassotraject in stappen? Allereerst ga je van start met het zogenoemde minnelijke incassotraject. Dat betekent dat er tijdens dit traject nog geen sprake is van een deurwaarder of rechter. In eerste instantie probeert het incassobureau bij je opdrachtgever een betaling af te dwingen. Zonder dat daar verdere juridische instanties bij komen kijken.
Uiteraard hanteert ieder incassobureau zijn eigen werkwijze. In de praktijk start dit vaak met een brief naar je opdrachtgever. Je debiteur wordt in deze brief op de hoogte gebracht van het feit dat de factuur is overgedragen ter incasso. En dat de bijkomende kosten voor zijn/haar rekening is. Op deze manier kan je opdrachtgever de factuur snel voldoen, zonder dat dit oploopt naar al te hoge kosten. Kiest je opdrachtgever ervoor om alsnog te verzuimen, dan kunnen de kosten vervolgens fors oplopen.
Het incassobureau streeft naar betaling van de ingestuurde factuur. Of de relatie met je opdrachtgever hier in ten goede blijft is dan nog maar de vraag. De keuze is uiteraard aan jou of deze relatie je (nog) wat waard is aangezien de betaling uitblijft. En daarnaast de keuze hebt gemaakt om een incassobureau in te schakelen. Incassobureaus hebben immers de reputatie dat ze hun figuurlijke ‘poot stijf houden’ en doorgaan tot de factuur is voldaan.
Kosten incassotraject
De kosten verschillen per incassobureau. Sommige incassobureaus werken ook op basis van het zogenoemde ‘no cure, no pay’. Dat betekent dat het incassobureau pas geld verdient als het gelukt is om jouw factuur te innen. De bijkomende kosten worden doorberekend voor jouw opdrachtgever.
Andere incassobureaus rekenen wel kosten door aan jou, als klant, door bijvoorbeeld opstartkosten of dossierkosten te rekenen. Het is dus goed als je op zoek bent naar een incassobureau om je te verdiepen in de tariefstelling die zij hanteren. Zo maak jij een keuze voor een bureau die het beste bij je past, ook qua tarief.
Geen betaling, wat nu?
Het kan voorkomen dat een opdrachtgever standvastig blijft, en niet betaald. Indien het minnelijke incassotraject niet werkt, heb je de keuze om door te stromen naar het volgende traject genaamd: het gerechtelijke traject. Tijdens dit traject komt de dagvaarding aan bod. Dat betekent dat je opdrachtgever schriftelijk bericht krijgt wanneer hij/zij bij de rechter moet verschijnen. Vanaf dat moment verloopt alles via de rechtbank. Het kan dus zomaar zo zijn dat er bijvoorbeeld een aanvraag tot faillissement wordt ingediend of beslag wordt gelegd.
Uiteraard begrijpen we dat het incassotraject niet zomaar iets is. Het is beter om dit op voorhand te vermijden door de nodige maatregelen te nemen. Voer bijvoorbeeld van tevoren kredietchecks uit of vermijdt het incassotraject door gebruik te maken van factoring. Het voordeel van factoring is dat o2Factoring het debiteurenbeheer en faillissementsrisico op zich neemt.
