Facturen

Als ondernemer ontkom je er niet aan. Het opstellen van facturen voor je geleverde diensten of producten. Het correct opstellen en beheren van facturen is cruciaal voor een gezonde cashflow. Er zijn verschillende eisen waaraan je factuur moet voldoen. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat je factuur duidelijk en overzichtelijk is. In dit artikel gaan wij hier dieper op in.

Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat wordt uitgereikt door een verkoper aan een koper om de verkoop van goederen of diensten vast te leggen en om de betaling voor die goederen of diensten te eisen. Facturen worden gebruikt om transacties bij te houden, betalingen te verwerken en financiële administratie bij te houden. Ze zijn belangrijk voor zowel de verkopers als kopers omdat ze dienen als bewijs van de overeenkomst tussen de beide partijen en als basis voor de boekhouding en belastingaangifte.

Wat zijn de eisen aan een factuur?

Facturen moeten aan bepaalde wettelijke eisen voldoen om geldig te zijn voor zakelijke transacties. Deze eisen verschillen per land en lokale regelgeving, maar over het algemeen moeten facturen aan de volgende elementen voldoen:

• Factuurnummer: Een uniek identificatienummer voor de factuur.
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
• Vervaldatum: De betaling moet uiterlijk op deze datum zijn voldaan.
• Afzender: De naam, het adres en contactgegevens van je bedrijf.
• Klant: De naam, het adres en contactgegevens van je klant.
• Btw-nummer: Het btw-identificatienummer van je bedrijf (indien van toepassing).
• Omschrijving: Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief de hoeveelheid, eenheidsprijs en eventuele kortingen.
• Totaalbedrag: Het totale bedrag dat verschuldigd is voor de geleverde goederen of diensten, inclusief belastingen.
• Btw-tarief: Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag dat in rekening wordt gebracht.
• Betaalinstructies: Informatie over hoe de betaling moet worden gedaan, inclusief bankgegevens of betalingsmethoden.
• Betalingsvoorwaarden: Specifieke betalingsvoorwaarden, zoals betalingstermijnen en eventuele boetes voor te late betaling.

Tips voor het maken van een factuur

Een overzichtelijke en duidelijke factuur zorgt voor een professionele uitstraling van je bedrijf. Ook kan het bijdragen aan een vlotte betaling van je klant. Het is handig om een factuur template te gebruiken, zodat al je facturen er qua opmaak hetzelfde uitzien. Zorg voor een eenvoudig ontwerp, vermijd overmatig gebruik van kleuren en ingewikkelde elementen. Geef gedetailleerde beschrijvingen van de geleverde goederen of diensten, inclusief hoeveelheid, eenheidsprijs en eventuele kortingen. Voeg je bedrijfslogo toe voor een professionele uitstraling. Zorg ervoor dat de kleuren en lettertypen overeenkomen met je branding.

Voorbeeld factuur

Zoals we hierboven al hebben aangegeven is het handig om een template te gebruiken voor je facturen. Hierdoor kun je veel tijd besparen en zorg je bovendien altijd voor een duidelijke en overzichtelijke factuur. Hieronder een voorbeeld van een factuur template.

Is er een wettelijke betalingstermijn voor facturen?

In veel landen zijn er wettelijke betalingstermijnen voor facturen vastgesteld om de ondernemer te beschermen. De specifieke termijnen variëren van land tot land en kunnen ook afhankelijk zijn van verschillende factoren, zoals de aard van de transactie en de overeenkomst tussen de partijen. In Nederland geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, tenzij anders overeengekomen.

Het gevaar van een lange betalingstermijn

Een lange betalingstermijn kan verschillende risico’s met zich meebrengen. Je moet lang wachten op je geld wat kan leiden tot liquiditeitsproblemen. Ook kan het de relatie tussen jou en je klant schaden. Het is belangrijk om betalingstermijnen zorgvuldig te overwegen en in overeenstemming te brengen met uw zakelijke behoeften en financiële situatie.

Wat als je facturen niet betaald worden?

Het is natuurlijk erg vervelend wanneer je facturen niet op tijd worden betaald. Maar helaas komt dit in de praktijk regelmatig voor. Je kunt een aantal stappen ondernemen in deze situatie, zoals het sturen van een herinnering. Ook is het aan te raden om persoonlijk contact op te nemen met je klant. Overleg wat de reden is van de uitgestelde betaling en probeer een compromis te vinden dat voor beide partijen aanvaardbaar is. Soms zijn er administratieve problemen of misverstanden die kunnen worden opgelost door communicatie. Als herinneringen en gesprekken geen resultaat opleveren, kun je een formele aanmaning sturen waarin je aangeeft dat je overweegt verdere stappen te ondernemen als de betaling niet binnen een bepaalde termijn wordt ontvangen. Vermeld duidelijk de gevolgen van niet-betaling, zoals het inschakelen van een incassobureau of juridische stappen. Het is belangrijk om geduldig en professioneel te blijven bij het omgaan met niet-betalende klanten, omdat agressieve benaderingen de zakelijke relatie kunnen schaden. Blijf echter ook vastberaden in het contact met de wanbetaler.

Verklein het risico met factoring

Wil jij je geen zorgen meer maken over wanbetaling? Dan is het inschakelen van een factoringmaatschappij zeker het overwegen waard. Zij zorgen voor een onmiddellijke uitbetaling van je facturen. Met factoring hoef jij dus niet meer te wachten op de betaling van je klant. Daarnaast nemen zij ook het debiteurenbeheer van je over. De factoringmaatschappij is verantwoordelijk voor het innen van de betalingen van je klanten zodat jij je kunt concentreren op je kernactiviteiten.

Verkoop je facturen aan o2Factoring

Bij o2Factoring kunnen wij je helpen met het voorfinancieren van je openstaande facturen. De facturen stel je zelf op, maar verder nemen wij alles van je over. Jouw facturen betalen wij direct aan je uit. Ook nemen wij het debiteurenbeheer voor je over. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over wanbetalers. Ben je benieuwd wat o2Factoring voor jou kan betekenen? Vraag dan geheel vrijblijvend een offerte aan via onze website en ontdek de vele voordelen die wij je kunnen bieden.