Het sturen van een betalingsherinnering
22 augustus 2023
Als ondernemer stuur je regelmatig facturen. Je hoopt natuurlijk dat deze binnen de betaaltermijn worden betaald en dat je er verder geen omkijken naar hebt. Helaas kan het in de praktijk ook anders lopen. Het is erg vervelend wanneer jouw klanten niet op tijd kunnen betalen. Wanneer dit regelmatig gebeurt kan het nadelige gevolgen hebben voor jouw liquiditeit. Het is daarom belangrijk dat je op tijd een betalingsherinnering stuurt.
Is het sturen van een betalingsherinnering verplicht?
Het versturen van een betalingsherinnering is niet verplicht volgens de wet. Toch is het aan te raden om snel een herinnering te sturen wanneer de factuur langer dan de betaaltermijn openstaat. De eerste herinnering is een vriendelijke reminder naar je klant waarin je aangeeft dat de betalingstermijn is verstreken en je vraagt de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen.
Betalingsherinneringen opstellen
Menig ondernemer zal er misschien wel eens mee te maken hebben gehad. Je hebt opdrachten uitgevoerd en je facturen verstuurd maar de betalingen blijven uit. Het is dan van belang om gelijk in actie te komen. Dit doe je door betalingsherinneringen te versturen. Op deze manier laat je aan de opdrachtgevers weten dat er nog facturen openstaan. In deze blog leggen we uit hoe je dit op de juiste wijze doet.
Een voorbeeld van een correct opgestelde betalingsherinnering
Drie dagen na het verlopen van de betalingstermijn raden wij aan een formele betalingsherinnering per mail te versturen. Blijf in dit digitale bericht netjes en professioneel en laat felheid achterwege. Bij het versturen van je eerste vriendelijke betalingsherinnering dien je bepaalde elementen te vermelden. Loop in het opstellen van je e-mail de onderstaande punten na:
- Verwijs naar de onbetaalde factuur en specificeer de verstuurdatum en het factuurnummer/ordernummer
- Benoem nogmaals de concrete betalingstermijn
- Vermeld het bedrag dat nu openstaat
- Specificeer het rekeningnummer waar het bedrag naar moet worden overgemaakt
- Vermeld niet wanneer je de volgende herinnering gaat sturen
Telefonisch contact
Maar wat als je de betaling na de betalingsherinnering nog niet hebt ontvangen? Het beste is dan om gelijk even telefonisch contact op te nemen met jouw klant. Het is belangrijk dat dit gesprek op een professionele manier wordt gevoerd, waarbij je niet gelijk te fel uit de hoek komt. Vraag waarom de factuur nog niet is betaald?
Wellicht dat hier een reden voor is, daarnaast kan meedenken met de klant ook zeker gewaardeerd worden. Probeer aan de hand van dit gesprek, of er nu een reden is of niet, een duidelijke afspraak te maken. Mocht het zo zijn dat de klant te maken heeft met betalingsproblemen kun je er ook voor kiezen om een betalingsregeling af te spreken.
Je bent wettelijk verplicht een aanmaning te sturen
Wanneer de herinnering geen resultaat oplevert, neem dan persoonlijk contact op met je klant. Vraag of er enige reden is voor de vertraging en zoek naar een oplossing die voor beide partijen acceptabel is. Loopt dit ook op niks uit? Stuur dan een strengere herinnering, oftewel een aanmaning. Is jouw klant een consument? Dan is het versturen van een aanmaning zelfs wettelijk verplicht. In een aanmaning herinner je jouw klant aan de eerdere betalingsherinneringen en wijs je hem opnieuw op zijn betalingsverplichting. Zorg ervoor dat de aanmaning duidelijke betalingsinstructies bevat. Geef ook aan binnen welke betalingstermijn de schuld moet worden afgelost. Meld dat je een incassobureau inschakelt als de factuur niet wordt betaald en dat de incassokosten voor de rekening van je klant komen.
Wil je liever geen herinnering hoeven sturen?
Het versturen van herinneringen en aanmaningen is van groot belang, maar het zorgt ook voor een hoop administratieve last, waar je niet altijd tijd voor hebt. Wanneer je je liever op je kernactiviteiten wil concentreren, dan kun je ervoor kiezen om het debiteurenbeheer over te dragen aan een externe partij, zoals een administratiekantoor of een factoringmaatschappij. Deze partijen hebben professionele processen en systemen om herinneringen en opvolging van openstaande facturen af te handelen.
Factoring neemt al je zorgen over betalingsherinneringen weg
Een factoringmaatschappij kan je zorgen over betalingsherinneringen volledig wegnemen. Wanneer je een factuur indient bij een factoringmaatschappij, dan wordt deze niet alleen direct uitbetaald, zij nemen het volledige proces van herinneringen en betalingsopvolging van je over.
De factoringmaatschappij zorgt ervoor dat herinneringen op tijd worden verstuurd en neemt, indien nodig, proactieve stappen om ervoor te zorgen dat je facturen tijdig worden betaald.
Door met een factoringmaatschappij samen te werken, kun je je richten op je kernactiviteiten, wetende dat je betalingsherinneringen in bekwame handen zijn. Dit draagt bij aan een gezonde cashflow en een verbeterde efficiëntie, terwijl je tegelijkertijd je klantrelaties behoudt zonder je zorgen te hoeven maken over het debiteurenbeheer.
Laat je onbetaalde facturen direct uitbetalen!
Wil je je ook geen zorgen meer maken over je debiteurenbeheer? Neem dan eens contact op met onze professionals. Wij betalen je factuur uit en nemen alle administratieve rompslomp uit handen. Je kunt je focussen op je onderneming terwijl onze professionals zich ontfermen over betalingsherinneringen en het innen van openstaande bedragen. Maak vandaag nog de keuze voor een soepel debiteurenbeheer en versterk je onderneming met factoring.
