Geplaatst op: 20 april 2021

Debiteurenadministratie, hoe doe ik dat?

Of je nu een startende ondernemer bent of jarenlang ervaring hebt, een goede debiteurenadministratie is van groot belang voor jouw onderneming. Als je wilt gaan starten met een onderneming is het fijn om gelijk een overzichtelijke administratie op te zetten. Dat is misschien niet de leukste taak die erbij komt kijken, maar als je dit in het begin gelijk goed regelt heb je er in de toekomst weinig omkijken naar. Of je dit nu debiteurenadministratie noemt of klantenadministratie, het komt beide op hetzelfde neer.

Wat is een debiteurenadministratie?

Kort gezegd is het een overzicht van je uitstaande facturen. In dit overzicht kun je de betalingstermijn inzien en weet je wanneer een factuur openstaat en de betaling te laat is. Een debiteur is een klant van jou, bij wie jij een factuur open hebt staan. Debiteuren vallen onder de activa kant van de balans. Dankzij dit overzicht weet je precies wanneer je actie moet ondernemen als de factuur nog openstaat. Hoe dichter je hier bovenop zit, des te meer je wanbetaling in de kiem kunt smoren. Het laatste wat je wilt is de neiging hebben om klanten de ruimte te geven om terug te betalen. Zeker in de huidige maatschappij, waarbij je alleen jezelf ermee hebt.

Werkwijze

Hoe kun je het beste te werk gaan? Start op tijd met de administratie en vergeet het detail van de Belastingdienst niet. Je hebt immers een bewaarplicht van 7 jaar en dat is een eis waar een goede administratie aan dient te voldoen. Behoud goed het overzicht, zodat je precies weet wat er speelt en je niks kwijt raakt. Daarnaast is het ook niet meer van deze tijd om je administratie in mappen of ordners te bewaren, alles gebeurd namelijk digitaal. Verstuur je enkele facturen per maand? Dan kun je dat bijvoorbeeld bijhouden in een Excel bestand.

Verstuur je behoorlijk wat facturen per maand? Dan is het verstandig om te investeren in een boekhoudprogramma. Sommige programma’s bieden de mogelijkheid om vanuit het programma facturen te versturen. Er bestaan diverse tools waardoor je je zakelijke rekening kunt koppelen aan je boekhoudprogramma. En je krijgt daarnaast ook een seintje wanneer een factuur ‘overdue’ is. Zo weet je gelijk wanneer je de betalingsherinnering kunt gaan versturen. Je kunt in het belang van de klantrelatie ook de telefoon oppakken en vriendelijke informeren wanneer betaald gaat worden.

  • Tip: zorg er wel voor dat je een back-up hebt van jouw administratie. Hetzij in de Cloud of op een externe harde schijf. Op deze manier ben je altijd in staat om je administratie terug te vinden.

Debiteurenadministratie uit handen geven

Als de debiteurenadministratie niet je favoriete taak is kun je dit ook extern uitbesteden. Je geeft de administratie bijvoorbeeld uit handen aan een administratiekantoor. Zij handelen alles voor je af en je hebt er geen omkijken meer naar. Een andere mogelijkheid is door gebruik te maken van factoring. Je hebt dan de keuze welke factuur of facturen je wilt laten factoren. Door dit uit handen te geven aan een factoringbedrijf beschik je binnen 24 uur over jouw factuurbedrag.

En als de opdrachtgever niet conform de betalingstermijn terugbetaald, neemt het factoringbedrijf het debiteurenbeheer op zich. Evenals het faillissementsrisico, waarbij je factuur tot wel 90% is verzekerd. Tegen betaling kun je zo jouw debiteurenadministratie uit handen geven.

Wil je meer weten over factoring? Laat het ons weten en we staan je graag te woord.

Geschreven door: Susanne de Jong
auteur voor o2factoring
Aangenaam! Mijn naam is Susanne en verantwoordelijk voor de marketing & communicatie bij o2Factoring. Ik krijg veel energie van strategieën uitdenken, content creëren, blogs schrijven... noem maar op. Naast deze toffe werkzaamheden 'bezocht' ik in m'n vrije tijd het liefst concerten en festivals, of ben ik te vinden achter het drumstel.

Probeer ons uit met één factuur!

En krijg binnen 24 uur uitbetaald

    Bedankt voor je aanvraag.

    Zou je deze twee vragen nog even willen invullen?

    Hoe ben je bij ons terecht gekomen?
    Waarom wil je gebruik maken van factoring?
    Ik wil zorgeloos ondernemen