Debiteurenbeheer verbeteren

Of je nu een startende ondernemer bent of jarenlang ervaring hebt, het debiteurenbeheer is van groot belang voor jouw onderneming. Wil jij je debiteurenbeheer verbeteren? Wij geven je alle info over je debiteurenadministratie en hoe je deze het beste kan opvolgen.

Wat is een debiteurenadministratie?

Kort gezegd is het een overzicht van je uitstaande facturen. In dit overzicht kun je de betalingstermijn inzien en weet je wanneer een factuur openstaat en de betaling te laat is. Een debiteur is een klant van jou, bij wie jij een factuur open hebt staan. Debiteuren vallen onder de activa kant van de balans. Dankzij dit overzicht weet je precies wanneer je actie moet ondernemen als de factuur nog openstaat. Hoe dichter je hier bovenop zit, des te meer je wanbetaling in de kiem kunt smoren.

Zelf je debiteurenbeheer verbeteren

Hoe kun je het beste te werk gaan en je debiteurenbeheer verbeteren? Start op tijd met de administratie en vergeet het detail van de Belastingdienst niet. Je hebt immers een bewaarplicht van 7 jaar en dat is een eis waar een goede administratie wettelijk gezien aan dient te voldoen. Behoud goed het overzicht, zodat je precies weet wat er speelt en je niks kwijt raakt. Daarnaast is het ook niet meer van deze tijd om je administratie in mappen of ordners te bewaren, alles gebeurd namelijk digitaal. Verstuur je enkele facturen per maand? Dan kun je dat bijvoorbeeld bijhouden in een Excel bestand.

Verstuur je behoorlijk wat facturen per maand? Dan is het verstandig om te investeren in een boekhoudprogramma. Sommige programma’s bieden de mogelijkheid om vanuit het programma facturen te versturen. Er bestaan diverse tools waardoor je je zakelijke rekening kunt koppelen aan je boekhoudprogramma. En je krijgt daarnaast ook een seintje wanneer een factuur ‘overdue’ is. Zo weet je gelijk wanneer je de betalingsherinnering kunt gaan versturen. Je kunt in het belang van de klantrelatie ook de telefoon oppakken en vriendelijke informeren wanneer betaald gaat worden.

Tip: zorg er wel voor dat je een back-up hebt van jouw administratie. Hetzij in de Cloud of op een externe harde schijf. Op deze manier ben je altijd in staat om je administratie terug te vinden.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Wil jij je debiteurenbeheer verbeteren zonder er zelf omkijken naar te hebben? Dan kan je jouw debiteurenadministratie uitbesteden. Je geeft de administratie bijvoorbeeld uit handen aan een administratiekantoor. Zij handelen alles voor je af en je hebt er geen omkijken meer naar. Een andere mogelijkheid is door gebruik te maken van factoring. Je hebt dan de keuze welke factuur of facturen je wilt laten factoren. Door dit uit handen te geven aan een factoringbedrijf beschik je binnen 24 uur over jouw factuurbedrag.

En als de opdrachtgever niet conform de betalingstermijn terugbetaalt, neemt het factoringbedrijf het debiteurenbeheer op zich. Evenals het faillissementsrisico, waarbij je factuur tot wel 90% is verzekerd. Tegen betaling kun je zo je debiteurenbeheer verbeteren.

Binnen onze extra service valt de overname van het debiteurenbeheer. Doordat je geen omkijken meer hebt naar de administratieve zorgen rondom de factuur hou je meer tijd én energie over voor het ondernemen zelf. Ondanks dat dit een groot voordeel is horen wij van veel ondernemers dat zij het ‘’spannend’’ vinden om uit handen te geven. Wij vertellen je hoe we het debiteurenbeheer aanpakken, zodat je weet dat je het debiteurenbeheer met een gerust hart aan ons kan overlaten.

Standaardschema debiteurenbeheer

Voor de meeste van onze klanten hanteren wij een standaardschema. Dit schema geeft precies aan wanneer wij welke actie uitvoeren. Jouw accountmanager kan je alles vertellen over het standaardschema. Op het moment dat je liever een ander schema wenst is dat ook mogelijk. Wij voeren het debiteurenbeheer namelijk, zoals jij dat wilt. Wil jij dat wij op de vervaldatum de eerste herinnering uitsturen? Dat kan! Of misschien weet je dat je opdrachtgever vaak 1 of 2 dagen later betaald en wil je de herinnering pas versturen na 3 dagen. Ook dat is geen probleem.

Voorbeeldschema

Dag 1-3 1e herinnering
Dag 8-10 1e belmoment
Dag 15-17 2e belmoment
Dag 22-24 Aanmaning
Dag 29-31 3e belmoment
In overleg In gebreke stelling
In overleg Naar incasso
*Dit is een voorbeeld van een debiteurenschema. Het is mogelijk om dit schema aan te passen naar je eigen wensen.

Jij bepaalt hoe wij jouw debiteurenbeheer uitvoeren

Met je accountmanager kan jij je wensen bespreken om een passend schema te vinden waarop wij het debiteurenbeheer voor je uitvoeren. Via je eigen klantomgeving ben je als klant zijnde 24/7 op de hoogte van al je ingediende facturen en de bijhorende status. Ook zie je precies welke acties wij hebben uitgevoerd voor het debiteurenbeheer. Je kan er zelfs voor kiezen om via e-mail notificaties op de hoogte te blijven.

Professioneel en vriendelijk

Wij communiceren ten alle tijden vriendelijk en professioneel naar je klanten toe. De relatie met onze klanten staat hier centraal. Wij willen onze klantrelaties waarborgen én dat de facturen betaald gaan worden. Hier komt professionaliteit de hoek om kijken. Wij weten precies welke afspraken wij met je klanten moeten maken om ervoor te zorgen dat de factuur betaald gaat worden.

Wij overleggen met jou!

Via de klantomgeving ben jij volledig op de hoogte van de acties die wij ondernemen, maar uiteraard nemen wij, mocht er iets aan de hand zijn met de factuur, contact met jou op. Hierin is er altijd ruimte om zelf contact op te nemen met de opdrachtgever. Wij overleggen met jou hoe we de situatie het makkelijkst en snelst op kunnen lossen. Zoals je kunt lezen voeren wij wel het debiteurenbeheer uit, maar heb jij hier als klant volledig inzicht in. Ook van het telefonisch contact maken wij notities die je terug kan lezen. Op deze manier ben jij altijd op de hoogte van de statussen van je factuur.

Mocht je vragen hebben over het debiteurenbeheer dan kun je altijd contact opnemen met ons kantoor of je accountmanager. Wij geven graag antwoord op al je vragen!