Wat is debiteurenbeheer?

Het debiteurenbeheer is de financiële afhandeling van de door jou verstuurde facturen. Het debiteurenbeheer begint bij het versturen van je facturen en eindigt bij het binnenkrijgen van de betalingen.

Het echte werk begint echter pas wanneer facturen niet binnen de betalingstermijnen betaald worden. Late betalingen hebben een negatief effect op je cashflow. Het is dus essentieel om consequent te zijn in het afhandelen van openstaande facturen. Door goed debiteurenbeheer te voeren zorg je ervoor dat je facturen alsnog binnen de afgesproken termijn op je rekening staan. Hiermee waarborg je de liquiditeit van jouw onderneming.

Wat houdt debiteurenbeheer in?

Het is een klus waar je vroeg of laat mee te maken krijgt. Het debiteurenbeheer. Maar wat is dit nu eigenlijk? Het woord zegt het al: het gaat om het beheer van je debiteuren. Je houdt bij het uitvoeren van het debiteurenbeheer in de gaten of de door jou verstuurde facturen op tijd worden betaald. Is dit niet het geval, dan kun je verschillende vervolgstappen zetten, zoals het versturen van herinneringen en het telefonisch contact opnemen met je klant.

Goed debiteurenbeheer kan het verschil maken voor je organisatie. Wist je bijvoorbeeld dat een groot deel van de faillissementen wordt veroorzaakt door slecht betalende debiteuren? Vandaar dat het erg belangrijk is om het debiteurenbeheer serieus te nemen. Toch vinden veel ondernemers dit best lastig. Ze vinden het moeilijk om ‘streng’ te zijn voor hun klanten en willen de goede klantrelatie niet verstoren. Wij leggen je graag uit hoe je het debiteurenbeheer succesvol kunt uitvoeren.

Wat is een debiteur?

Dit is een klant aan wie jij facturen stuurt en die jou geld verschuldigd is. Een crediteur is het tegenovergestelde: dit is een leverancier van wie jij facturen ontvangt en die jij moet betalen. Als ondernemer hoor je deze termen waarschijnlijk zeer regelmatig.

Waarom is goed debiteurenbeheer belangrijk?

Als ondernemer wil je je het liefst focussen op het uitvoeren van je werkzaamheden. Helaas komen er meer zaken kijken bij een eigen onderneming. Zoals het uitvoeren van het debiteurenbeheer. Een klus waar je misschien niet meteen zin in hebt. Maar een die wel erg belangrijk is en die je zeker zorgvuldig en professioneel moet aanpakken. Doe je dit niet? Dan loop je het risico dat jouw facturen te lang openstaan. Hiermee komt de liquiditeit van jouw onderneming in gevaar.

Wanneer jouw facturen niet, of te laat worden betaald heb jij ook minder geld tot je beschikking om je leveranciers of je personeel te betalen. De groei van je onderneming kan hierdoor stagneren. Dit wil je uiteraard zoveel mogelijk voorkomen. Goed debiteurenbeheer kan hierbij helpen. Wij geven je graag tips hoe je dit zo effectief mogelijk kan aanpakken.

6 Tips voor een goed debiteurenbeheer

De professionals bij o2Factoring voeren dagelijks het debiteurenbeheer uit voor onze klanten. Zij zijn hierin zeer bekwaam en hebben hierin veel ervaring. Wij hebben hen gevraagd welke tips zij hebben voor het succesvol uitvoeren van het debiteurenbeheer:

• 1. Doe onderzoek naar je klant

  Het debiteurenbeheer begint eigenlijk al bij het binnenhalen van een nieuwe klant. Voordat je aan een klus begint wil je weten of jouw klant betrouwbaar en kredietwaardig is. Vraag eens rond in je netwerk of de klant bij hen bekend is. Google de klant, of vraag de kredietwaardigheid op bij een kredietinformatiebureau. Bij o2Factoring voeren wij gratis een kredietcheck uit op jouw klanten.

• 2. Maak duidelijke afspraken

  Het is erg belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken met je debiteur over de leveringstermijn, de kosten en de betaaltermijn. Leg deze afspraken schriftelijk vast, zodat hier achteraf geen verwarring over kan ontstaan.

• 3. Maak tijd vrij voor het debiteurenbeheer

  Zorg ervoor dat je tijd vrij maakt in je agenda voor het uitvoeren van het debiteurenbeheer. Doe dit bijvoorbeeld elke week. Het is een belangrijke klus die je niet mag vergeten. Als je het regelmatig doet, dan blijf je bij en kun je eventuele problemen makkelijker oplossen.

• 4. Blijf vriendelijk

  Blijf vooral vriendelijk in je communicatie naar jouw debiteur. Je wil dat je klant jou gaat helpen. Dit bereik je meestal niet door je boos of geïrriteerd op te stellen. Blijf kalm en luister ook vooral naar je debiteur. Probeer samen een afspraak te maken over de betaling.

• 5. Bel niet te vaak

  Het is erg frustrerend als je lang op je geld moet wachten. Probeer echter niet te vaak te bellen. Vooral bij grote organisatie is dit niet handig. De factuur moet vaak door meerdere personen goedgekeurd worden. Hier gaat soms wat tijd overheen. Spreek met je debiteur een datum af waarop je weer mag bellen. Dit bespaart je een hoop tijd en frustratie.

• 6. Incasso

  Is je factuur na herhaaldelijke pogingen nog steeds niet betaald? Dan kun je de factuur overdragen aan een incassobureau. Het is aan te raden dit eerst wel te melden bij je debiteur. Dit voelt misschien als ‘dreigen’, maar eigenlijk is het een vriendelijk gebaar. Op deze manier komt het niet rauw op het dak van je debiteur vallen wanneer een incassobureau contact opneemt. Ook geef je je debiteur nog een laatste kans om de factuur te betalen zonder incassokosten.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Heb je te weinig tijd om je debiteurenbeheer goed op te volgen of vind je het simpelweg geen leuke klus? Je kunt er ook voor kiezen om het debiteurenbeheer uit handen te geven aan een professionele organisatie zoals een factoringmaatschappij.

3 Voordelen van je debiteurenbeheer uitbesteden

Door gebruik te maken van factoring worden niet alleen jouw facturen binnen 24 uur uitbetaald, ook het debiteurenbeheer wordt voor je uitgevoerd. Het uitbesteden van je debiteurenbeheer kent de volgende voordelen:

• 1. Het behoud van een goede klantrelatie

  Veel ondernemers vinden het lastig om hun klanten aan te spreken op het uitblijven van de betaling. Ze zijn bang dat dit de goede werkrelatie verstoort. Dan is het fijn om een derde partij in te schakelen die dit van je overneemt. Onze professionals houden uiteraard rekening met jouw wensen en zorgen ervoor dat de goede band tussen jou en je debiteur gewaarborgd blijft.

• 2. De expertise van professionals

  Bij o2Factoring wordt het debiteurenbeheer uitgevoerd door professionals die veel ervaring hebben op dit gebied. Ze steken veel tijd en aandacht in dit proces zodat jouw factuur zo snel mogelijk wordt betaald.

• 3. Verbetering van je cashflow

  Wanneer je kiest voor uitbesteding van het debiteurenbeheer, ontvang je over het algemeen sneller je geld dan wanneer je zelf het debiteurenbeheer uitvoert. Dit vergroot je cashflow waardoor je zelf bijvoorbeeld je eigen facturen op tijd kunt betalen.

Factoring en debiteurenbeheer bij o2Factoring

Klanten van o2Factoring laten hun uitstaande facturen aan klanten of opdrachtgevers financieren. Zo hoeven zij zich niet meer druk te maken om wanbetalers. Lange betaaltermijnen zijn verleden tijd. Wij verkorten deze tot slechts 1 dag. Ook hoef je je debiteuren nooit meer te aan te jagen. Wij nemen ook het debiteurenbeheer van je over. Bij ons zit je nergens aan vast. Je kunt onze dienstverlening al uitproberen met 1 factuur. Heb je interesse in onze dienstverlening?