Facturen opstellen voor ZZP'ers

Alles wat je moet weten over het opstellen van facturen

Als zzp’er ontkom je er niet aan. Het opstellen van je facturen. Niet het leukste klusje, maar het hoort er nu eenmaal bij. Het opstellen van een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel zijn er een aantal zaken waar je op moet letten. Zo moet jouw factuur voldoen aan een aantal wettelijke eisen. Daarnaast is het belangrijk dat een factuur duidelijk en overzichtelijk is. Wij lichten het graag verder toe.

Waar moet een factuur aan voldoen?

De belastingdienst stelt een aantal eisen aan je factuur. Hieronder sommen we ze voor je op.

Factuureisen Belastingdienst:

1. Je eigen bedrijfsnaam
2. De bedrijfsnaam van je klant
3. Je BTW nummer
4. Je KVK-nummer
5. De factuurdatum
6. Een uniek factuurnummer
7. Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
8. De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
9. Het bedrag exclusief BTW
10. Het Btw-tarief dat je in rekening brengt
11. Het Btw-bedrag

Alle bovenstaande zaken moeten terugkomen op je factuur. Verder is het handig om nog een aantal andere dingen op je factuur te vermelden:

1. Je bedrijfslogo
2. Je IBAN
3. De betalingstermijn
4. Je contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres

Ook is het belangrijk dat de factuur voldoet aan de eisen van je klant, denk hierbij aan het vermelden van een inkoopnummer of een kostenplaats. Moeten er eventuele bijlagen meegestuurd worden? Is de betalingstermijn wel haalbaar? Bespreek deze zaken met je debiteur voordat je de factuur opmaakt. Op deze manier voorkom je dat de betaling van de factuur vertraging oploopt.

Zelf facturen opstellen

Het opstellen van facturen hoeft niet veel tijd te kosten. Het is aan te raden om te werken met een template. Dan hebben al je facturen dezelfde uitstraling. Neem in het begin de tijd voor de opmaak van je factuur. Zorg ervoor dat deze aansluit bij jouw huisstijl. Een nette en overzichtelijke factuur is een goed visitekaartje voor je bedrijf. Zorg ervoor dat je logo goed opvalt, maar hou het verder rustig. Voor jouw klant moet het direct duidelijk zijn welk bedrag hij moet betalen, aan wie en waarom.

Eenvoudig factureren met een boekhoudprogramma

Ben je net gestart en verstuur je nog niet veel facturen? Dan kun je ervoor kiezen om je facturen op te maken in Word. Op internet kun je veel voorbeeld templates vinden die je kunt gebruiken als basis voor je eigen factuur. Het nadeel van het handmatig opstellen van je facturen is dat het meer tijd kost en ook foutgevoelig is. Een betere optie is het opstellen van je facturen via een boekhoudprogramma. Je maakt en verstuurt een factuur dan binnen enkele seconden. Ook is het mogelijk om een betaallink mee te sturen zodat je klant direct kan betalen. Er zijn behoorlijk wat boekhoudprogramma’s beschikbaar. De meesten bieden een gratis proefperiode aan. Je kunt er verschillende testen en erachter komen welk programma het beste bij je past.

Direct jouw factuur betaald?

Na het versturen van de factuur begint het minst leuke gedeelte. Het wachten op de betaling. Het liefst ontvang je het geld direct op je rekening. Dit is mogelijk wanneer je gebruikmaakt van factoring. Jouw factuur wordt dan binnen 24 uur aan je uitbetaald. Je hoeft niet veel te veranderen aan de opmaak van je factuur. Het enige dat je moet toevoegen aan je factuur, is een zogenoemde cessietekst, waarin staat vermeld dat de factuur is overgedragen aan de factoringmaatschappij.

Ben je nieuwsgierig geworden naar wat o2Factoring voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.