Geplaatst op: 24 augustus 2021

Wat is debiteurenbeheer?

Op onze website zie je het woord debiteurenbeheer regelmatig terug komen. Logisch, want het is een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. Wij betalen namelijk niet alleen jouw facturen uit binnen 24 uur, maar nemen ook je debiteurenbeheer uit handen. Maar wat is debiteurenbeheer precies? Wij leggen het je uit.

Wat is een debiteur?

First things first – wat is een debiteur? Debiteuren zijn klanten die jou nog geld moeten betalen. Vandaar ook dat het klusje onbetaalde facturen najagen het debiteurenbeheer heet. Een crediteur is de tegenligger van een debiteur. Een crediteur moet jij namelijk nog betalen. Als ondernemer zal je de termen debiteuren en crediteuren regelmatig voorbij zien en horen komen.

Wat is debiteurenbeheer?

Het debiteurenbeheer is van essentieel belang voor je onderneming. Een groot deel van de faillissementen wordt namelijk veroorzaakt door een teveel aan debiteuren of een debiteur die niet betaald. Het is dus belangrijk om hier bovenop te zitten.

De onderdelen van het debiteurenbeheer bestaan uit het monitoren van het verstrijken van de betalingstermijn van je facturen, het versturen van herinneringen/aanmaningen en het plegen van telefoontjes om de status van je facturen te controleren. Het debiteurenbeheer is een klusje wat je niet moet onderschatten, want er gaat behoorlijk wat tijd in zitten. Helemaal als het aantal facturen toeneemt.

Tips voor het debiteurenbeheer

Nu aan het woord onze collega: Estelle! Estelle is werkzaam op de debiteurenadministratie van o2Factoring. Dagelijks voert zij het debiteurenbeheer uit voor onze klanten. Door de jaren heen heeft Estelle meerdere tips en trucs geleerd om het debiteurenbeheer zo effectief mogelijk op te stellen. Vandaag deelt zij een paar tips.

Tip 1: Blijf vriendelijk

Het doel is dat iemand je gaat helpen en dit bereik je het snelst door vriendelijk te blijven. De gunfactor is hierdoor groter en degene aan de andere kant van de lijn is eerder geneigd je te helpen. “Het heeft geen zin om iemand boos te maken of te irriteren” zegt Estelle. Het effect wat je hiermee bereikt is vaak averechts.

Tip 2: Niet te vaak bellen

Deze tip geldt voornamelijk voor grote organisaties. Bij de crediteurenadministratie zitten de medewerkers vaak niet te wachten op iemand die dagelijks belt. Bij een grotere organisatie gaat een factuur veelal langs meerdere personen. Met deze reden gaat er wat meer tijd overheen, voordat een factuur in behandeling kan worden genomen. Hierdoor kan een medewerker vaak niet meer doen dan er een mailtje achteraan sturen en vragen of het met spoed opgepakt kan worden. Begrijpelijk is dat het niet bevorderlijk werkt als er 10x gebeld wordt, waarna de medewerker ook 10x hetzelfde antwoord moet geven.

Tip 3: Incasso

Als je factuur na herhaaldelijke pogingen nog steeds niet betaald wordt kan je de factuur ter incasso aanbieden. Het is aan te raden, als je van plan bent incasso in te schakelen, om dit eerst aan te geven bij je debiteur. ‘’Het voelt misschien aan als ‘’dreigen’’, maar ergens is het heel vriendelijk’’ geeft Estelle aan. Op deze manier komt het niet rauw op het dak van je debiteur vallen als een incassobureau contact opneemt. Daarnaast geef jij je debiteur nog een laatste kans om te betalen zonder incasso en hiermee zonder bijkomende kosten.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Heb je te weinig tijd om je debiteurenbeheer goed op te volgen of vind je het simpelweg niet leuk om mee bezig te zijn? Geef je debiteurenbeheer dan uit handen. Er zijn veel verschillende manieren waarop je dit kan doen. Je kan bijvoorbeeld kiezen om te werken met een geautomatiseerd boekhoudprogramma. Je voert facturen gemakkelijk in en het systeem houdt bij wanneer je facturen vervallen.

Factoring

Wil je niet alleen geautomatiseerd de vervaldatum van je facturen in de gaten houden? Maak dan gebruik van factoring. Door gebruik te maken van factoring wordt niet alleen de monitoring van jouw facturen geautomatiseerd, ook wordt het debiteurenbeheer voor je uitgevoerd en profiteer je van een directe uitbetaling. Door gebruik te maken van factoring hoef je dus niet meer te wachten op de betalingstermijn van je debiteuren. Je hebt direct beschikking over je geld en dit kan je dus ook direct inzetten om je onderneming door te laten groeien.

De voordelen van het uitbesteden debiteurenbeheer

Uitbesteding van het debiteurenbeheer levert je veel voordelen op. Op willekeurige volgorde hebben we ze voor je op een rij gezet:

Behoud klantrelatie – Het laatste wat je wilt is dat de klantrelatie stukloopt, omdat je het debiteurenbeheer (in eigen beheer) niet goed aanpakt. Door het debiteurenbeheer uit te besteden creëer je zo gelijk meer duidelijkheid. Zowel voor jezelf als voor jouw debiteur.

Expertise van professionals – Je doet er goed aan door het debiteurenbeheer uit handen te geven. Je bent vooraf al op de hoogte van de professionaliteit en het ervaren team van de gekozen externe partij.

Wanbetalers – De externe partij waar je mee in zee gaat zal wanbetaling snel de kop indrukken. Dankzij de ervaring en een duidelijke aanpak weten ze hoe ze dit moeten aanpakken en vergelijkbare situaties voorkomen.

Verbetering cashflow – Een tijdige terugbetaling heeft een positief effect op je cashflow. Je beschikt snel over je factuurbedrag en daardoor kun je zelf bijvoorbeeld ook facturen tijdig aflossen.

Bespaar tijd & geld – Dankzij het uit handen geven van het debiteurenbeheer houd je zelf meer tijd en geld over. Extra tijd om te investeren in jouw bedrijfsvoering. Daarnaast bespaar je ook kosten, doordat je geen extra personeel hoeft aan te nemen voor de uitvoering van het debiteurenbeheer.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Geschreven door: Julian de Block
Profielfoto van Julian de Block
Ik ben in 2019 het o2factoring team komen versterken als Junior Accountmanager. Na een jaar de sales kant van het bedrijf te hebben ervaren ben ik langzamerhand overgestapt naar het marketing team. Hier werk ik aan nieuwe acties en het verbeteren van de interne processen. Ook schrijf ik hier een daar een artikel of blog over van alles wat met factoring te maken heeft.

Probeer ons uit met één factuur!

En krijg binnen 24 uur uitbetaald

    Bedankt voor je aanvraag.

    Zou je deze twee vragen nog even willen invullen?

    Hoe ben je bij ons terecht gekomen?
    Waarom wil je gebruik maken van factoring?
    Ik wil zorgeloos ondernemen